Los beneficios de la "oficina automática y digital" ya son una realidad

Los empleados que no tienen sus archivos digitalizados malgastan 30 minutos diarios en la búsqueda de documentos

Según Roland Ruiz, Jefe de Gestión Documental de Kyocera, “los beneficios de la puesta en marcha de este tipo de Soluciones son claros y se producen de forma inmediata”, además, añadió: “Proporcionamos un fuerte salto en la competitividad de la empresa porque mejoramos sus procesos reduciendo los tiempos para llevar a cabo cualquier gestión documental. Por otro lado, eliminamos los problemas operativos derivados de la manipulación de los archivos físicos por el personal y, todo ello disminuye el gasto asociado al manejo del papel”. Un entorno empresarial más eficiente La Solución de Gestión Documental de Kyocera mejora la eficiencia de cualquier entorno de trabajo puesto que facilita el almacenamiento de documentos entrantes de forma automática, acelera las labores de búsqueda y puede hacer que los flujos de trabajo documentales de la empresa sean automáticos. Con esta herramienta es posible determinar que ciertas facturas, libros diarios o informes, por ejemplo, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o códigos de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente. Por otro lado, la búsqueda de información se acelera notablemente, no sólo desde el puesto de trabajo, sino desde cualquier parte del mundo ya que, a través de internet, es posible buscar, almacenar, archivar o consultar cualquier documento, siempre y cuándo se cuente con los permisos necesarios por parte del administrador. Así mismo, los usuarios reciben listas de tareas individualizadas para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas. Componentes de la Solución de Gestión Documental de Kyocera Para hacer realidad todas estas funciones y beneficios, Kyocera ha desarrollado la Solución de Gestión Documental, que se compone de tres partes fundamentales: - Software: a través de licencias del reconocido programa Docuware, del que Kyocera es distribuidor de referencia. - Servicios profesionales: para diseñar los proyectos a medida de cada empresa, en función de sus necesidades y procesos de trabajo particulares. - Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución, incluso para poder adaptarse al desarrollo de la propia empresa. Solución que aumenta la seguridad La Solución de Gestión Documental de Kyocera permite definir derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, queda constancia durante años de quién accede a un documento y cuándo lo hace, así como las modificaciones que se realizan sobre este, con lo que garantizamos el cumplimiento de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Gracias a los sistemas de firma electrónica y las marcas de tiempo se refuerza la integridad de los documentos y la autenticidad de los usuarios. La gestión documental digital para empresas de todos los sectores y en todos sus departamentos El concepto de “oficina automática y digital” puede beneficiar a empresas de todos los tamaños, independientemente del sector al que pertenezca. Además, cualquiera de sus departamentos puede contar con el proceso automático de la documentación: recursos humanos, contabilidad, administración, compras, etc. Por poner un ejemplo, los historiales médicos tienen un coste de mantenimiento y gestión muy elevado, debido a la necesidad de cumplir con una serie de regulaciones legales en la difusión de documentos sanitarios. En este sentido, una solución de gestión disminuiría el gasto y facilitaría los procesos. Algo similar ocurre en los departamentos financieros y jurídicos. Las posibilidades de indexar, almacenar y enrutar a través de esta solución de Kyocera, permiten agilizar sus procesos (pedidos, facturas de proveedores y de clientes, etc.), un control exacto de las versiones más actualizadas de cada documento, un seguimiento exhaustivo del estado de los trabajos, así como asegurar el cumplimiento de los plazos. Por último señalar la importancia de este tipo de Soluciones para la Administración Pública, un sector que se encarga de apartados tan vitales para la sociedad como el pago de impuestos, los permisos de obras, licencias de apertura o el control de procedimientos legales. Además, la entrada en vigor de la nueva Ley de Administración Electrónica, obligará a todas las instituciones públicas a mejorar sus procesos, jugando un papel fundamental la digitalización y automatización de todos sus flujos de trabajo.