Según Roland Ruiz, Jefe de Gestión Documental de Kyocera, “estamos hablando de un conjunto de medidas encaminadas a replicar digitalmente los procesos de trabajo con el objetivo de aumentar la productividad de un despacho, ya que el ámbito jurídico es uno de los que más puede beneficiarse de las soluciones de gestión documental, al trabajar intensamente con todo tipo de información sensible”.
De este modo, los despachos contarán con más tiempo para aquellas acciones estrictamente relacionadas con la preparación de textos y actos legales, y los abogados no perderán varias horas cada mes en gestiones como copias, búsquedas o archivo de documentos físicos, puesto que todo se podrá realizar de forma digital con mayor rapidez y agilidad.
Componentes de la Solución de Gestión Documental
Kyocera ha desarrollado su propia Solución de Gestión Documental, que se compone de software, servicios profesionales y mantenimiento. La aplicación en cuestión cuenta con las licencias del reconocido programa Docuware, del que la compañía de origen japonés es distribuidor de referencia.
Los servicios profesionales son aquella parte utilizada para diseñar los proyectos a la medida de cada empresa, entendiendo que no hay dos empresas iguales y adaptando la solución a las condiciones específicas de trabajo.
Además de todo esto Kyocera ofrece atención técnica y mantenimiento de toda la solución, que permitirá la adaptación del bufete a todos los cambios legislativos y funcionales que continuamente surgen.
Seguridad y confidencialidad
El cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos está asegurado gracias al control de confidencialidad automatizado y al registro de las tareas que realiza cada usuario con los documentos – quién accede, cuándo, quién modifica, etc.-, de manera que el control y seguimiento sobre cualquier caso puede ser tremendamente exhaustivo, algo muy útil en procesos jurídicos.
Este tipo de soluciones elimina cualquier riesgo de extravío de datos o consulta de papeles, de manera que queda garantizada la confidencialidad con acceso por perfiles de usuario. Además, y de forma automática, se genera una copia de seguridad digital de todos los documentos, lo que evita la pérdida de información ante accidentes inesperados como puede ser un incendio o una inundación.
La gestión documental en el día a día
Tras la implantación de estas herramientas, diferentes bufetes de abogados han reorganizado su espacio de manera que han conseguido, por ejemplo, un nuevo despacho a partir de una sala que anteriormente era utilizada para almacenar documentos.
Otras empresas son hoy día capaces de atender peticiones que antes parecían imposibles, como por ejemplo enviar un testamento que fue firmado hace 15 años. Con una gestión documental adecuada es posible que el cliente, un minuto después de su petición, tenga el archivo en su bandeja de entrada.
Otro beneficio muy importante dentro del sector es la facilidad para trabajar con toda la documentación de un caso determinado desde casa o en un hotel durante un viaje de trabajo. “Es posible preparar un juicio con acceso on line a todos los datos, con lo que esto supone para las apretadas agendas de un abogado que en muchas ocasiones está fuera de su despacho y, por tanto, no tiene acceso a sus documentos ni puede desarrollar sus tareas con normalidad”, según declaró Roland Ruiz de Kyocera.
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