Los responsables de las empresas no saben cuánto imprimen sus empleados en el trabajo
La falta de herramientas de control y el excesivo número de equipos de impresión instalados impiden calcular cuánto está gastando una empresa.
7 de mayo de 2009 - Madrid - Los responsables de las empresas no conocen cuánto están imprimiendo sus empleados y, en consecuencia, no saben cuánto están gastando en impresión. Esta es la principal conclusión del informe “Plan Actúa”, campaña con la que Kyocera ha transmitido a las empresas la importancia de conocer, ahora más que nunca, lo que gastan en la gestión e impresión de sus documentos y ofrecerles soluciones inmediatas que les permitan reducir estos costes. |
En concreto, y según los datos obtenidos, una empresa española malgasta de media 6.600€ cada año en impresión, cantidad que podría ahorrarse estableciendo las políticas oportunas en esta área.
Las necesidades de los empresarios
A través del “Plan Actúa” más de 500 empresarios españoles han intercambiado opiniones sobre cómo imprimen en sus entornos de oficina y han transmitido la necesidad de implementar políticas de gestión documental para reducir los gastos de impresión.
Según Virginia Pomar, jefa de producto hardware de Kyocera, y ponente del “Plan Actúa”, “el principal problema que nos han trasladado los empresarios es que no conocen quién y cuánto se imprime en la compañía, por lo que reclaman aplicaciones de control o de contabilidad que les permita conocer estos datos. Por otro lado, hemos detectado que las oficinas y departamentos de las empresas cuentan con más equipos de lo necesario, lo que unido al desconocimiento de cuánto se imprime, crea bastante descontrol en los gastos relacionados con la impresión”.
¿Por qué no se implantan políticas de impresión?
En general, las empresas no cuentan con políticas de impresión y la principal razón que Kyocera ha detectado durante el Plan Actúa es que las empresas no conocen los gastos de impresión y por tanto no consideran una política de control en esta partida de gastos.
En ocasiones, los trabajadores son también reacios a las modificaciones en su entorno laboral y los cambios de ubicación de equipos de impresión, la reducción de los mismos y otras medidas que podrían disminuir la inversión en este ámbito, son acciones que los responsables empiezan a tener en mente por el ahorro que suponen a la empresa, aunque no siempre sean bien recibidas por los empleados.
También existen reticencias a los cambios debido al precio inicial de las implementaciones, ya que los empresarios desconocen que la inversión en el establecimiento de políticas de impresión es recuperada rápidamente.
Según aclara Pomar, “tener pérdidas de unos 6.000 euros en impresión significa que en 5 años la compañía habrá malgastado 30.000 euros que podría haberse ahorrado. Probablemente esta cantidad sea incluso mayor, si tenemos en cuenta que los malos hábitos de impresión en una oficina van en aumento si no se atajan a tiempo informando a los usuarios mediante una política clara de impresión”.
Las mejores herramientas de gestión documental
Soluciones como la consultoría de costes de impresión o el software KYOroute responden a las necesidades planteadas por los empresarios españoles durante el Plan Actúa, ya que aseguran un ahorro inmediato en las partidas que se destinan a la gestión documental y ayudan a controlar el gasto.
Más concretamente, aplicando las recomendaciones que aporta una consultoría de costes de impresión, obtenemos un ahorro inmediato de un mínimo de un 25% con respecto a los gastos anteriores a la consultoría, mientras que con aplicaciones como KYOroute se consigue un control de que se están cumpliendo las medidas implantadas y se informa a los usuarios del beneficio que aporta la política de impresión a nivel medio ambiental, de ahorro y de seguridad.
Sobre el Plan Actúa
El Plan Actúa es una iniciativa puesta en marcha por Kyocera para transmitir a las empresas la importancia de conocer, ahora más que nunca, lo que gastan en imprimir y ofrecerles soluciones inmediatas que les permitan reducir estos costes. Durante dos meses se han impartido unas 20 charlas en 13 eventos diferentes desarrollados en más de una decena de ciudades españolas, entre las que destaca Madrid, Barcelona, Sevilla, Zaragoza, Bilbao o Las Palmas. En total han asistido más de 500 empresarios de todo el país.
Las necesidades de los empresarios
A través del “Plan Actúa” más de 500 empresarios españoles han intercambiado opiniones sobre cómo imprimen en sus entornos de oficina y han transmitido la necesidad de implementar políticas de gestión documental para reducir los gastos de impresión.
Según Virginia Pomar, jefa de producto hardware de Kyocera, y ponente del “Plan Actúa”, “el principal problema que nos han trasladado los empresarios es que no conocen quién y cuánto se imprime en la compañía, por lo que reclaman aplicaciones de control o de contabilidad que les permita conocer estos datos. Por otro lado, hemos detectado que las oficinas y departamentos de las empresas cuentan con más equipos de lo necesario, lo que unido al desconocimiento de cuánto se imprime, crea bastante descontrol en los gastos relacionados con la impresión”.
¿Por qué no se implantan políticas de impresión?
En general, las empresas no cuentan con políticas de impresión y la principal razón que Kyocera ha detectado durante el Plan Actúa es que las empresas no conocen los gastos de impresión y por tanto no consideran una política de control en esta partida de gastos.
En ocasiones, los trabajadores son también reacios a las modificaciones en su entorno laboral y los cambios de ubicación de equipos de impresión, la reducción de los mismos y otras medidas que podrían disminuir la inversión en este ámbito, son acciones que los responsables empiezan a tener en mente por el ahorro que suponen a la empresa, aunque no siempre sean bien recibidas por los empleados.
También existen reticencias a los cambios debido al precio inicial de las implementaciones, ya que los empresarios desconocen que la inversión en el establecimiento de políticas de impresión es recuperada rápidamente.
Según aclara Pomar, “tener pérdidas de unos 6.000 euros en impresión significa que en 5 años la compañía habrá malgastado 30.000 euros que podría haberse ahorrado. Probablemente esta cantidad sea incluso mayor, si tenemos en cuenta que los malos hábitos de impresión en una oficina van en aumento si no se atajan a tiempo informando a los usuarios mediante una política clara de impresión”.
Las mejores herramientas de gestión documental
Soluciones como la consultoría de costes de impresión o el software KYOroute responden a las necesidades planteadas por los empresarios españoles durante el Plan Actúa, ya que aseguran un ahorro inmediato en las partidas que se destinan a la gestión documental y ayudan a controlar el gasto.
Más concretamente, aplicando las recomendaciones que aporta una consultoría de costes de impresión, obtenemos un ahorro inmediato de un mínimo de un 25% con respecto a los gastos anteriores a la consultoría, mientras que con aplicaciones como KYOroute se consigue un control de que se están cumpliendo las medidas implantadas y se informa a los usuarios del beneficio que aporta la política de impresión a nivel medio ambiental, de ahorro y de seguridad.
Sobre el Plan Actúa
El Plan Actúa es una iniciativa puesta en marcha por Kyocera para transmitir a las empresas la importancia de conocer, ahora más que nunca, lo que gastan en imprimir y ofrecerles soluciones inmediatas que les permitan reducir estos costes. Durante dos meses se han impartido unas 20 charlas en 13 eventos diferentes desarrollados en más de una decena de ciudades españolas, entre las que destaca Madrid, Barcelona, Sevilla, Zaragoza, Bilbao o Las Palmas. En total han asistido más de 500 empresarios de todo el país.